Gouvernance, réunions et communication à La Casa

L’importance de la communication dans les Casas

Afin que les membres de la communauté s’épanouissent, il est important de communiquer avec clarté et de prendre des décisions justes et efficaces.

Il est évident que vous serez autonome et libre de dire et faire ce que vous voulez dans votre maison. Cependant, à travers les retours d’expérience que nous avons étudiés, nous avons imaginé des outils et des techniques pour vous aider à mieux communiquer et à prendre des décisions en communauté. Croyez-nous, les utiliser vous facilitera la vie et vous aidera à bien vous entendre !

De manière générale, vous gagnez beaucoup de temps au quotidien en discutant de manière informelle les uns avec les autres, et en étant attentifs aux besoins de chacun. En revanche, La Casa invite les membres d’une colocation à se rassembler 1 fois par mois lors d’une réunion afin d’évoquer les sujets de fond et d’obtenir ainsi un avis global sur la vie dans la maison. De cette façon, tout le monde pourra s’exprimer, et vous construirez l’histoire de votre Casa.

Méthode de prise de décision en communauté

Prendre des décisions seul n’est pas toujours évident. Prendre des décisions en communauté ne l’est pas plus. Pour cette raison, il est crucial de vous mettre d’accord sur le moyen de valider des choix ensemble. La première chose est de comprendre que les décisions dans chaque Casa sont votées à la majorité simple.

Voici 4 thèmes principaux sur lesquels vous serez amené à prendre des décisions dans une colocation La Casa :

  • Les règles de vie de votre communauté
  • Les éventuels achats et dépenses communes
  • L’arrivée de nouveaux résidents (la cooptation)
  • L’organisation d’évènements ou la mise en place de nouveaux programmes

Il va de soi que sont concernées uniquement les décisions majeures qui affectent le quotidien des habitants et l’organisation de la maison (ex : la décision de faire des courses communes chaque mois). Pour ces décisions, 2/3 des résidents doivent être présents. Si ce n’est pas le cas, le sujet est reporté une autre date qui est communiquée à l’ensemble des membres de la communauté. Pour cette deuxième réunion, la décision peut être validée si 50% des résidents sont présents, afin d’éviter de bloquer le processus décisionnel. Tous les autres choix qui n’engagent que vous et n’impactent personne d’autre sont bien sûr laissés à votre appréciation.

Voici les deux possibilités que vous aurez pour les prises de décision dans une colocation :

  • La réunion mensuelle : vous y évoquez surtout les sujets de fonds, ceux qui demandent le plus de temps et de dialogue. Ce sont des thèmes et des questions qui ont un rapport avec le fonctionnement interne de la maison. Il est important d’organiser ces réunions à l’avance, de noter vos idées, puis de faire un compte rendu afin d’acter ce qui est dit. Pour vous aider, nous vous proposons un document interactif que vous pouvez remplir pendant cette réunion.
  • Hors des réunions mensuelles : si un sujet est urgent et qu’il nécessite un traitement rapide, alors nous vous conseillons d’organiser une réunion exceptionnelle et de procéder à un vote à la majorité simple ou d’utiliser les outils en ligne pour régler la question. Le Référent prend alors en charge la consultation et fait en sorte que le plus de personnes y participent pour respecter le quorum de 15 personnes.

Le rôle du Référent dans les décisions

Le Référent a pour mission de gérer la communauté, coordonner les tâches quotidiennes de la maison ou faire office de modérateur en cas de conflits. En d’autres termes, il fait en sorte que la communauté se porte bien et que chaque membre de la maison s’épanouisse et soit à l’aise dans la maison ! Lors de chaque vote, sa voix compte double en cas d’égalité.

Les différents statuts lors des réunions mensuelles

Vous l’avez compris, les réunions sont un moment clé dans l’organisation de la maison. Elles doivent donc se dérouler dans le calme et permettre à tout le monde de pouvoir s’exprimer. Pour cela, voici plusieurs statuts que nous avons trouvé dans des maisons de coliving aux Etats-Unis et que nous trouvons intéressant de partager avec vous. Ils peuvent vous aider à conduire vos discussions de manière efficace. Ils ne sont pas figés et chacun est libre de les prendre : vous pouvez donc imaginer une rotation à chaque réunion.

Voici les différents statuts :

  • Scribe : prendre des notes et faire le compte rendu des réunions
  • Modérateur : animer la réunion, assurer son bon déroulement et gérer les temps de parole
  • Chief Happiness : sentir quand un membre tient un sujet vraiment à coeur, calmer les frustrations. Ce rôle n’est d’ailleurs pas à attribuer à une personne en particulier : vous devez tous essayer de faire preuve d’empathie !

Outils de facilitation et gestes utiles en réunion à La Casa

Il est important que les réunions soient productives et vous permettent de construire votre aventure à La Casa. Comment faire pour signifier son accord, son désaccord, sa volonté de prise de parole ? Comment faire pour que tout le monde puisse s’exprimer ? Comment rendre la réunion ludique quand on parle de sujets importants ?

Voici la solution que les communautés de coliving de San Francisco ont trouvé et que nous vous recommandons de mettre en place, puisqu’elle fonctionne ! Dans ces communautés, on signifie son approbation ou son mécontentement à travers un système très simple de gestes. Cela permet à tout le monde de donner son avis et d’être “entendu” de manière plus sympa.

Les différents gestes du coliving La Casa et leur signification :

  • Pour prendre la parole
    • Lever les deux bras : “J’ai quelque chose à ajouter sur ce qui est en train d’être dit”
    • Lever un seul bras : “J’ai un nouveau sujet à aborder”
  • Pour signifier son accord ou son désaccord
    • Lever un pouce : “Je trouve que c’est une bonne idée”
    • Laisser le pouce au milieu : “Je ne suis ni pour ni contre”
    • Baisser le pouce : “Je ne soutiens pas cette idée/Je pense que c’est une mauvaise idée”
    • Tirer la corde : tirer la corde présente à table permet à quelqu’un de montrer qu’il n’est pas d’accord avec le déroulement de la réunion ou de l’une de ses règles. Cela permet d’améliorer les réunions.
  • Le rôle du modérateur
    • Demander l’avis : demander au groupe son avis sur un sujet
    • Faire un tour de table pour chaque sujet : permet d’avoir un commentaire très rapide de chaque personne du groupe à propos du sujet abordé