Roommates and La Casa staff: a daily partnership for the communities.

L’équipe La Casa, c’est Victor, Charles, Louna, Joris, Charlotte, Aude, Lola, Julien, Alexis, Valentin, Florian, Houda, Amal, Marie-Estelle, Quentin, Anaelle, Marie-Laure, Ilane, Laetitia et Stephane. Présents à toutes les étapes de la vie des locataires, les membres de l’équipe s’occupent des colocs pour leur offrir la meilleure expérience possible à La Casa.

A - Avant l’installation : Tous les colocs de La Casa sont passés par le premier échange de contact avec un membre de l’équipe com’ du staff. Cette première rencontre virtuelle d’une petite demi-heure est l’occasion pour un membre de l’équipe Com’ pour discuter avec le candidat de ses motivations et de valider son dossier financier. Si le profil est validé, le candidat peut se positionner sur toutes les Casas qui l’intéressent et les visiter ! S’il est intéressé par une nouvelle Casa et qu’il fait preuve d’une motivation particulière, le candidat pourra peut-être devenir Fondateur de celle-ci et coopter les autres membres. Sinon, il pourra tenter sa chance comme Candidat et partira à la rencontre des Fondateurs. S’il est intéressé par une Casa déjà ouverte, il sera mis en contact avec les colocs de celle-ci et pourra les rencontrer. Le staff est présent et accompagne les candidats et les colocs aux différentes étapes de ces deux scénarios. Cooptation des Fondateurs, dîner des Fondateurs, cooptation des candidats et dîner de communauté avant l’installation… La team Com’ organise et anime ces rencontres pour les nouvelles communautés qui se rencontrent avant d’emménager. Gestion des dossiers, suivi des candidats avant et après visite dans les Casas déjà ouvertes, communication des infos pour la visite et gestion de la signature du bail… Le staff et les colocs travaillent conjointement pour trouver un nouveau coloc lorsqu’une chambre se libère.

B - L’emménagement : Dans les quelques jours qui précèdent l’emménagement, le staff communique aux futurs colocs le welcome pack et le guide d’entrée dans leur Casa qui leur permettent d’avoir toutes les infos en main pour s’installer sereinement. Le nouveau coloc y trouve ses codes d’accès à La Casa, ses accès Netflix et Spotify, des informations sur La Casa et la vie de la communauté. Il s’installe ainsi en ayant déjà reçu un grand nombre d’informations sur son nouvel espace de vie ! Le jour de l’emménagement, le staff est présent dans les nouvelles Casas pour accueillir les colocs et les aider à prendre en main leur nouveau cocon ! Un panier de bienvenue les attend pour pouvoir se retrouver dès le premier soir et partager un moment ensemble. Le mardi suivant l’installation, c’est l’onboarding ! L’équipe Com’ et l’équipe Opérations viennent présenter aux colocs des infos complémentaires sur leur maison, la vie à La Casa et leur donner quelques conseils pour débuter leur vie en communauté dans les meilleures conditions. Tout est fait pour que les nouveaux occupants se sentent accompagnés et guidés dans cette nouvelle aventure de vie ensemble. Dans le cas des colocs qui rejoignent une Casa déjà ouvertes, ceux-ci reçoivent également leur welcome pack et leur guide d’entrée. Ils bénéficient d’un onboarding spécifique organisé pour tous les nouveaux arrivants du mois : le moment parfait pour poser de nouvelles questions et rencontrer les autres membres de la communauté La Casa. Après l’emménagement, le staff prend régulièrement des nouvelles de ces nouveaux et s’assure d’être disponible pour faciliter leur intégration au sein de la nouvelle communauté.

A La Casa, les colocs profitent de nombreux services inclus dans leur loyer. Le staff est là pour décharger au maximum les colocs et leur permettre de profiter de leur vie en communauté. Mais une partie de ces services requiert des échanges assez réguliers entre le staff, les colocs et parfois un prestataire extérieur. Nous avons donc imaginé une répartition de rôles entre les colocs , où chaque membre de la communauté prend en main la gestion d’un des services (il en devient le “Référent” / lien vers Référent), c’est à dire l’interlocuteur privilégié du staff à ce sujet). Chaque service proposé à La Casa qui nécessite un contact régulier entre les colocs et le staff a donc ses Référents désignés.

Ainsi, les Référents Maintenance ou les Référents Open House (chargés d’organiser la visite lorsqu’une chambre se libère) bénéficient d’une mini-formation avec le staff pour prendre leur rôle en main en toute sérénité ! Les Référents peuvent aussi être sollicités par le staff pour donner leur avis lorsqu’un modèle de services évolue. Un exemple ? La situation sanitaire actuelle nous a poussés à réfléchir à comment maintenir notre niveau de services malgré les restrictions. Ainsi, lorsque nous avons compris qu’il ne serait pas possible de poursuivre notre volet d’animation InterCasas, nous avons sollicité les Référents InterCasas. Ils sont les intermédiaires de leur colocs auprès du staff sur les évènement organisés par La Casa ou entre les colocs. Une Casa souhaite inviter une autre Casa à prendre l’apéro ? Aucune obligation de passer par le staff, mais si les Référents le souhaitent, un membre de l’équipe Com’ peut le mettre en contact avec les Référents InterCasas d’une autre Casa ! Une soirée est organisée par le staff dans un bar ? C’est vers les Référents que le staff se tourne pour connaître le nombre de colocs qui souhaitent s’y inscrire. Pour pallier la fermeture des bars, ils ont donc reçu plusieurs propositions d’alternatives à soumettre au vote de leur communauté et sont revenus vers nous pour nous donner le résultat. Maintenir la communication avec les colocs et pouvoir réfléchir ensemble aux évolutions du concept est fondamental aux yeux du staff… Et c’est quand même plus sympa comme ça !